Raportti on selonteko, tilannekatsaus tai laajahko tutkimusaineiston esittely toimenpidesuosituksineen. Usein raportti on selvityksen tai muistion kaltainen asiatyylinen tuotos. Käytännössä raportin sisältö ja muoto vaihtelevat tilanteen mukaan. Raportin tehtävä ja käyttö määräävät, kuinka tarkkaan ja tiedot ilmaistaan ja millaisia asioita painotetaan. Joskus puhutaan myös väliraporteista ja loppuraportista. Tyypillisesti raportilla kuvataan jälkikäteen tehtyä työtä objektiivisesti ja luotettavasti.
Raportointi on lyhyesti ilmaistuna tehdyn työn kokoamista. Raportin avulla dokumentoidaan tietoja, jotka välitetään eteenpäin. Raportointi on keino esimerkiksi ilmoittaa tapahtuneesta, kontrolloida tilannetta, velvoittaa toimenpiteisiin tai ohjata toimintaa tiettyyn suuntaan. Tämän vuoksi raportoinnille on tyypillistä suunnitelmallisuus ja nopeus. Sosiaali- ja terveydenhuoltoalalla asiakasta koskevia tietoja raportoidaan yleensä johonkin tietokantaan kuten potilastietojärjestelmään. Tällöin on olennaista, että kaikki tehty toiminta raportoidaan selkeästi, objektiivisesti ja ymmärrettävästi. Työntekijän on raportoidessaan otettava huomioon myös lain ja asetusten vaatimukset.
Raportin tavoitteet
Kun kirjoitat raporttia, mieti kenelle kirjoitat eli kuka on lukijana sekä mitkä ovat raportin tavoitteet. Raportin tavoitteena on antaa tietoa esimerkiksi jonkin toiminnan kehittämiseksi
Esimerkiksi matkaraportilla voi olla erilaisia tavoitteita. Joissakin tapauksissa matkaraportilla osoitetaan, että matka on käytetty siihen tarkoitukseen, johon se oli suunniteltu. Tällöin kirjoittajan tulee kirjata tarkasti ajat ja paikat. Matkaraportin tavoitteena voi olla toisaalta kuvata kollegoille kiinnostavat ja tärkeät tiedot. Tällöin matkaraportti voi sisältää saatujen ideoiden kuvausta ja yhteystietoja. (Kankaanpää & Piehl 2011, 305.)
Opinnäytetyöraportti on laaja raportti, jonka rakenteeseen vaikuttavat tutkimusviestinnän vakiintuneet käytännöt sekä esimerkiksi opinnäytetyön tyyppi. Harjoitteluraportti puolestaan saattaa sisältää tehdyn työn tarkan dokumentoinnin lisäksi reflektiivistä kirjoittamista. Olipa raportti mihin tahansa tarkoitukseen tehty, tulee noudattaa annettuja ohjeita ja mahdollisia mallisivuja.
Raportin rakenne
Raportin rakenteeseen vaikuttavat sen tavoitteet ja oletettu lukija. Ennen kaikkea raportin tulee olla luettava ja selkeä. Lukijan tulee saada helposti olennaiset asiat. Lukemista helpottavat pää- ja väliotsikot. Sisällysluettelo tulee olla etenkin pidemmissä teksteissä. Raportissa voi olla erilaisia havainnollistamiskeinoja kuten luetteloita, kuvia ja lihavointeja. Pitkissä raporteissa on usein tiivistelmä tai yhteenveto sekä liitteitä. (Kankaanpää & Piehl 2011, 305.)
Raportin rakenteeseen ja tekstin jäsentämiseen vaikuttavat raportin tavoite sekä sisältö. Raporttiin sopivia jäsentämisen malleja on kuvattu seuraavassa lyhyesti Piehlin ja Kankaanpään (2011, 93–112) mukaan.