Ennen kuin julkaiset, muista varmistaa, että Word-dokumentti on saavutettava. Silloin se on saavutettava myös pdf-muodossa.
Mikäli teet opinnäytetyötä Wordin selainversiolla, se ei tue läheskään kaikkia Wordin ominaisuuksia. Tällöin pohjaan tehdyt asetukset eivät välttämättä toimi oikein ja saavutettavuusasetusten tekeminen ei onnistu. Käytä siksi työpöytäversiota viimeistään siinä vaiheessa, kun viimeistelet työn ulkoasua saavutettavuusasettelujen mukaiseksi. Humakin opiskelijoilla on Office 365-paketti käytössään ja työpöytäversion voi ladata koneelleen osoitteessa portal.office.com. Lisää ohjeita tällä sivulla
Määrittele ensin opinnäytetyössä käytetty kieli. Abstraktin osalta valitse kieleksi englanti. Voit säätää kieliasetuksia Wordin asetuksissa kohdassa Kieli (kielentarkastus). Kielen voi määritellä myös yhdelle osa-alueelle kerrallaan, kun valitsee kyseisen osan maalaamalla. Jos tekstissä on osia (esim. sitaatteja) eri kielillä, muista määritellä tekstintarkistuskieli myös niiden osalta.
Saavutettavuuden voit tarkistaa seuraavasti Katso video (avautuu toiseen selaimeen).
Anna dokumentille sitä kuvaava otsikko. HUOM: dokumentin otsikko ei tarkoita dokumentin tiedoston nimeä. Anna dokumentille siis oma otsikko kohdassa Tiedosto > Tiedot > Ominaisuudet: Otsikko. Tähän dokumentin otsikko kohtaan voit kirjoittaa esimerkiksi: Sukunimi Etunimi opinnäytetyö ja sen perään opinnäytetyön nimi, mikäli se ei ole kovin pitkä. Jos nimi on pitkä, voit kirjoittaa esimerkiksi yläotsikon ja jättää alaotsikon kirjoittamatta.
Opinnäytetyön Theseus-julkaisuohjeissa määritellään, että opinnäytetyötiedoston tiedoston nimi tulee olla muotoa Sukunimi_Etunimi.pdf (esim. Opiskelija_Otto.pdf). Tästä ei voi poiketa.
Macilla saavutettavan pdf:n tekeminen tapahtuu seuraavasti
Mikäli pdf/a-muuntaminen ei Macilla onnistu suoraan, apuna voit käyttää esimerkiksi Adobe Acrobat Pro -ohjelmaa ja muuntaa pdf-muotoisen tekstin pdf/a-muotoiseksi siellä. Ohjelma on maksullinen, mutta siinä on free trial -vaihtoehto. Muita vastaavan kaltaisia ohjelmia ovat esimerkiksi maksuttomat Libre Office tai Scribus. Yksi vaihtoehto on avata word-tiedosto pc-koneella ja lisätä saavutettavuusmuotoilut sen avulla ja lopulta tallentaa se siellä pdf/a:ksi. Lisää tietoa Microsoftin Support-sivustolla.
Mikäli käytössäsi on Adoben Reader -ohjelma, voit varmistaa vielä lopuksi, että vaihtoehtoinen teksti on kiinnittynyt kuvaan. Kun viet kursorin kuvan päälle, kuvan päälle pitäisi ilmestyä pop-up-ikkuna, jossa vaihtoehtoinen teksti näkyy. Mikäli olet tehnyt kuvioita tai diagrammeja Wordilla, ne kannattaa muuttaa aluksi kokonaan kuvamuotoisiksi (esim. png), jolloin vaihtoehtoisten tekstien lisääminen käy helpommin. Adobe Reader -ohjelma myös näyttää, onko teksti PDF/A-muodossa. Mikäli se on, tekstin alussa on oheinen kuva:
HUOM: ERI OHJELMAVERSIOIDEN KIELEISTYKSET JA KOMENNOT SAATTAVAT POIKETA TÄSSÄ ESITETYISTÄ.