Toiminnan kehittämiseen tähtäävissä tilaustöissä onnistuminen edellyttää opinnäytetyön tekijältä hyvää perehtymistä alan ammatti- ja tutkimuskirjallisuuteen ja näkemystä siitä, mikä tieto tai taito alalla on puutteellista. Useimmiten tämä merkitsee aiheeseen perehtymistä Suomen tilanteen lisäksi myös kansainvälisestä näkökulmasta. Ennen kehittämistyön aloittamista tulee ymmärtää, mitä aiheesta jo tiedetään. Opinnäytetyön tavoitteet tarkentuvat usein vasta, kun opiskelija on päässyt perehtymään työnsä aihepiiriin riittävän monipuolisesti.
Olemassa oleva tieto, kuten tutkimukset ja selvitykset, muodostavat opinnäytetyön tietoperustan. Lukeneisuus ja kyky soveltaa lukemaansa ovat keskeisiä asioita korkea-asteen opinnäytetyössä. Parhaassa tapauksessa opiskelija kykenee esittämään, miten hänen toimintansa avulla saatu uusi tieto kartuttaa oman ammattialan osaamis- ja tietovarantoa.
Teoria on olennainen osa sitä aiheeseen liittyvää ymmärrystä, jonka avulla toimintaa pystytään kehittämään. Teorian avulla tunnistetaan kehittämistarve ja saadaan vihjeitä siitä, miten kehittämistyö käytännössä suoritetaan. Useimmissa ammattikorkeakouluissa, Humak mukaan lukien, käytetään sanaa tietoperusta teorian sijasta, jotta tiedon käytännöllinen luonne tulisi paremmin ilmi. Tietoperusta viittaa myös siihen, että tiedon ei tarvitse olla pelkkää tutkimuskirjallisuutta, vaan myös erilaiset strategiapaperit, dokumentit ja kirjoittamaton kokemusperäinen tieto voivat auttaa toiminnan kehittämisessä. Tietoperusta ei kuitenkaan saa nojautua pelkkään kokemusperäiseen tietoon eli ns. hiljaiseen tietoon. Jos hiljaiseen tietoon viitataan, se tulee dokumentoida.
Usein opiskelijat arastelevat lähdekirjallisuudessa olevan tekstin muokkaamista. Kokematon kirjoittaja saattaa pelätä vääristävänsä lähteen sanomaa. Tämä näkyy esimerkiksi runsaana suorien lainausten käyttönä tutkimuskirjallisuudesta. Opinnäytetyö tulee kuitenkin kirjoittaa omin sanoin ja omin ajatuksin ja yhdistelemällä eri lähteitä. Näin monipuolisesta tietoperustasta muokkautuu ainutlaatuinen teksti, joka välittää juuri tämän opiskelijan näkökulman. Jos opiskelija on liian sidoksissa yhteen lähteeseen, tietoperusta jää väistämättä liian referaattimaiseksi.
Mistä sitten opiskelija löytää oikeat lähteet? Opinnäytetyön ohjaaja toki voi suositella lähteitä, mikäli hänen lukeneisuutensa tähän riittää. Myös informaatikoilta voi pyytää apua lähteiden konkreettiseen löytämiseen ja sen varmistamiseen, onko itse osannut löytää kaikki olennaisimmat ja tuoreimmat aihetta käsittelevät lähteet. Lähtökohta on kuitenkin se, että relevanttien lähteiden kartoittaminen on opiskelijan oma tehtävä ja osa hänen tutkimuksellisen kehittämistehtävänsä prosessia. Minimitaso on, että opiskelija osaa määritellä työnsä keskeiset käsitteet ja osaa niiden avulla etsiä lähteitä seuraavista tietokannoista:
• Humak Finna
• Melinda
• Google Scholar.
Humak Finnassa ja Melindassa kannattaa yleensä valita suoraan tarkennettu haku, jolloin lähteitä voidaan etsiä kahden tai useamman hakusanan yhdistelmillä. Humak Finnassa on myös välilehti "Kansainvälisten e-aineistojen haku", joka löytää sähköisessä muodossa olevat tieteelliset julkaisut. Google Scholarin hakutoiminto toimii samalla tavalla kuin tavallinen Google eli hakusanat syötetään yhteen kenttään ilman väliin tulevia sanoja.
Nykyisin monet ovat tottuneet googlaamaan tarvitsemansa tiedon luottaen siihen, että lähes kaikki olennainen tieto löytyy sen avulla. Tämä on kuitenkin korkea-asteen opinnäytetyössä riittämätöntä. Apua tietokantojen käyttöön saa opinnäytetyön ohjaajalta ja kirjastojen henkilökunnalta. Kannattaa myös tutustua Opinnäytetyön tiedonhankinta -oppaaseen.